KỸ NĂNG XỬ LÝ KHỦNG HOẢNG LÀ GÌ .!? CÁC BƯỚC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH XỬ LÝ KHỦNG HOẢNG TRONG KINH DOANH DÀNH CHO CÁC BẠN TRẺ MỚI KHỞI NGHIỆP 2022

Mình có một người bạn hiện đang là chủ cửa hàng của một shop hoa đang làm ăn rất phát đạt, cậu ấy tâm sự với mình rằng muốn mở thêm một shop hoa nữa ngay tại trung tâm thành phố, và mục tiêu lớn hơn nữa là xây dựng hệ thống chuỗi các shop hoa có mặt khắp trong tỉnh.

Mục tiêu lớn là như vậy, nhưng cậu ấy bảo cũng rất sợ những rủi ro. Thì mình chợt nhớ lại những kiến thức ” quản trị khủng hoảng ” khi còn học ” quản trị kinh doanh “, nên hôm nay mình viết bài viết ‘’ kỹ năng xử lý khủng hoảng là gì.!? các bước xây dựng kế hoạch xử lý khủng hoảng ‘’ này để cùng chia sẻ với các bạn đã và đang kinh doanh khởi nghiệp.

KỸ NĂNG XỬ LÝ KHỦNG HOẢNG LÀ GÌ .!?

Trước tiên chúng ta cùng tìm hiểu khủng hoảng trong kinh doanh là gì nhé .!

Khủng hoảng trong quá trình kinh doanh khởi nghiệp là trạng thái khó khăn và mất cân bằng do những mâu thuẫn hoặc xung đột mà bạn chưa có hướng giải quyết. Đặc biệt là trong công việc, các vấn đề nảy sinh từ đồng nghiệp, môi trường làm việc, hay sự cạnh tranh trong quá trình kinh doanh.

Bạn có thể hiểu kỹ năng xử lý khủng hoảng chính là khả năng xoay sở và ứng phó với những tình huống khó khăn, rủi ro trong quá trình kinh doanh – khởi nghiệp của mình.

TẦM QUAN TRỌNG CỦA KỸ NĂNG XỬ LÝ KHỦNG HOẢNG

Vì sự khó đoán và những rủi ro mà các cuộc khủng hoảng mang đến, các bạn trẻ mới khởi nghiệp nên dự phòng các kế hoạch ứng phó nhất định để chuẩn bị cho những điều xấu nhất. Đó là sự ra đời của hoạt động quản trị khủng hoảng trong các doanh nghiệp.

Quản trị khủng hoảng là một quá trình quản trị và chuẩn bị cho những tình huống khẩn cấp nằm ngoài dự đoán của bạn.

Ảnh hưởng của sự kiện này có thể tác động tới lợi ích của các bên liên quan tới doanh nghiệp của bạn bao gồm: Cổ đông, nhân viên, khách hàng và tới cả nội tại doanh nghiệp.

CÁC BƯỚC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH XỬ LÝ KHỦNG HOẢNG DÀNH CHO CÁC BẠN TRẺ MỚI KHỞI NGHIỆP

Kế hoạch xử lý khủng hoảng là một quy trình được xây dựng trước để bạn sẵn sàng và chủ động hơn cho việc xử lý một số tình huống sự cố trong quá trình kinh doanh khởi nghiệp của mình. Kế hoạch xử lý của bạn nên được hoàn thành trước khi xảy ra các cuộc khủng hoảng. Từ đó, bạn và doanh nghiệp của bạn không phải lúng túng và chủ động khi khắc phục các sự cố bất ngờ.

Dưới đây là chi tiết về bảy bước để tạo một kế hoạch xử lý khủng hoảng :

Bước 1 : Nhận diện tất cả các loại khủng hoảng có thể xảy ra

Điều đầu tiên các bạn mới kinh doanh khởi nghiệp cần làm khi muốn xử lý khủng hoảng là nhận diện tất cả các loại khủng hoảng có khả năng xảy ra đối với doanh nghiệp của mình. Dưới đây là các loại khủng hoảng mà các bạn dễ gặp phải nhất.

1.Khủng hoảng tài chính:

Xảy ra khi bạn gặp phải sự sụt giảm nhu cầu thị trường đối với mặt hàng kinh doanh của mình – có thể đó là sản phẩm hoặc dịch vụ. Bạn mất giá trị của tài sản này và dần mất khả năng chi trả cho các khoản cần phải thanh toán.

2.Khủng hoảng nhân sự:

Xảy ra khi một nhân viên hoặc một cá nhân liên quan đến doanh nghiệp của bạn, tham gia vào hành vi trái đạo đức hoặc vi phạm pháp luật. Hành vi sai trái này có thể xảy ra bên trong hoặc bên ngoài nơi làm việc và có thể ảnh hưởng đến công việc và cuộc sống của người đó

3.Khủng hoảng tổ chức:

Xảy ra khi doanh nghiệp của bạn làm những điều tác động tiêu cực đến khách hàng của mình. Ví dụ như việc che giấu thông tin quan trọng với những khách hàng có quyền truy cập vào thông tin chi tiết hoặc lợi dụng khách hàng.

4.Khủng hoảng công nghệ:

Khi máy chủ gặp sự cố, phần mềm bị lỗi hoặc các hệ thống công nghệ khác của doanh nghiệp không hoạt động bình thường. Loại khủng hoảng này có thể khiến doanh nghiệp của bạn mất rất nhiều doanh thu, mất lòng tin của khách hàng và làm tổn hại đến uy tín thương hiệu mà bạn gầy dựng.

5.Khủng hoảng tự nhiên:

Mưa bão, lốc xoáy, lũ lụt và các thảm họa thiên nhiên khác; Chúng là những cuộc khủng hoảng tự nhiên có thể làm hỏng hoặc phá hủy  hoàn toàn nơi làm việc của bạn. Tùy thuộc vào vị trí nơi đặt cơ sở vật chất, ảnh hưởng của thảm họa có thể lớn hơn.

Bước 2 : Đánh giá tác động của từng loại khủng hoảng đối với doanh nghiệp của bạn

Bước tiếp theo là xác định cụ thể tác động của từng loại khủng hoảng này đối với bản thân doanh nghiệp , nhân viên và khách hàng của bạn.

Điển hình như :

• Doanh thu bị mất
• Sự không hài lòng và không tin tưởng của khách hàng
• Làm mất thương thiệu doanh nghiệp
• Tăng chi phí để khắc phục vấn đề
• Giảm mức độ trung thành của khách hàng đối với doanh nghiệp của bạn

Bằng cách đánh giá các tác động mà mỗi loại khủng hoảng có thể gây ra cho doanh nghiệp của mình, bạn sẽ góc nhìn sâu rộng hơn về ảnh hưởng của từng tình huống xảy ra đối với doanh nghiệp, và từ đó có thể chuẩn bị giải pháp cho từng loại khủng hoảng một cách thích hợp nhất.

Đánh giá càng chính xác sẽ càng giúp bạn xác định các hành động phù hợp cần thực hiện để giải quyết khủng hoảng hiệu quả nhất.

Bước 3 : Tìm ra mô hình hành động phù hợp để xử lý từng loại khủng hoảng

Để xác định hướng hành động tốt nhất khi đối phó với những tình huống khủng hoảng trong quá trình kinh doanh, bạn nên xem xét các phương pháp quản lý khủng hoảng khác nhau mà doanh nghiệp của bạn có thể sử dụng.

Một số phương pháp quản lý khủng hoảng phổ biến như:

1.Quản lý khủng hoảng ứng phó (Responsive):

Phương pháp này được sử dụng khi bạn đã chuẩn bị sẵn sàng cho một tình huống khủng hoảng cụ thể mà bạn có thể triển khai bất cứ lúc nào. Bạn có thể áp dụng Lý thuyết Truyền thông Khủng hoảng Tình huống (SCCT) để phát triển một chiến lược ứng phó, cho phép bạn sẵn sàng cho bất kỳ sự kiện không lường trước nào.

Ví dụ, bạn có thể xây dựng các quy trình cụ thể để xử lý một cuộc khủng hoảng tài chính. Các kế hoạch này cũng có thể được thông báo chi tiết cho nhân sự về sự kiện và cách ứng biến với các bên liên quan chính.

2.Quản lý Khủng hoảng Chủ động (Proactive):

Đó là khi bạn có thể dự đoán được sự xuất hiện của một loại khủng hoảng nhất định và chủ động chuẩn bị cho nó.

Ví dụ điển hình là các kế hoạch chuẩn bị sẵn sàng cho một cuộc khủng hoảng tự nhiên như: Ở bên Nhật vì xảy ra động đất thường xuyên nên họ đã chủ động nghiên cứu và cho xây dựng những văn phòng có thể chịu tác động rung lắc mạnh khi xảy ra động đất.

3.Quản lý Khủng hoảng Phục hồi (Recovery):

Đây là khi bạn phải đối mặt với hậu quả của một cuộc khủng hoảng không thể phản ứng  kịp thời vì nó xảy ra đột ngột.

Ví dụ điển hình là khủng hoảng về công nghệ. Khi phần mềm kinh doanh hoạt động tốt trong một phút nhưng đột nhiên bị treo vào phút tiếp theo, nó ảnh hưởng đến cả khách hàng sử dụng phần mềm và nhân viên của hệ thống.

Khi xác định được tất cả các khủng hoảng mà bạn dễ dàng mắc phải, bạn cũng có thể phát triển một kế hoạch kinh doanh sau khủng hoảng. Việc phân tích kĩ càng như vậy sẽ giúp bạn xác định tất cả các khía cạnh của các khủng hoảng này ở mức độ rất chi tiết.

Bước 4 : Quyết định ai sẽ tham gia vào quá trình hành động trong mỗi tình huống

Sau khi xem xét tác động của từng loại khủng hoảng và quá trình hành động cụ thể, bước tiếp theo là xem xét ai sẽ thực hiện kế hoạch hành động để giải quyết vấn đề. Tùy thuộc vào tình huống, nhóm xử lý khủng hoảng có thể bao gồm : các nhân viên có kinh nghiệm trong các phòng ban khác nhau của doanh nghiệp, quản lý nhân sự, giám sát PR và những người có liên quan khác.

Tùy thuộc vào bản chất của cuộc khủng hoảng, bạn cũng có thể cần đến sự trợ giúp của luật sư hoặc nhà tư vấn.

Bước 5 : Lên kế hoạch ứng phó cho bất kỳ loại khủng hoảng nào

Bằng cách thực hiện qua bốn bước trên, bạn có thể phát triển các kế hoạch ứng phó thích hợp cho bất kỳ loại khủng hoảng nào. Mỗi phương án giải quyết sẽ khác nhau tùy vào từng trường hợp cụ thể. Dưới đây là một số câu hỏi cần xem xét  khi chuẩn bị kế hoạch giải quyết cho bất kì loại khủng hoảng nào:

1. Khung thời gian giải quyết khủng hoảng ước tính là bao lâu ?
2. Bạn cần những công cụ và nguồn lực nào?
3. Có bao nhiêu người và ai sẽ tham gia giải quyết ?
4. Có cần thiết phải giải quyết vấn đề trực tiếp với khách hàng  không?
5. Nguồn gốc của cuộc khủng hoảng là gì? Làm thế nào để có thể tránh được nguy cơ tái phát? (hay tình hình trở nên tồi tệ hơn?)

Bước 6 : Đào tạo nâng cao năng lực xử lý khủng hoảng cho nhân sự của bạn

Mọi người tham gia vào các kế hoạch xử lý  khủng hoảng phải được đào tạo về vai trò của mình. Bạn có thể thực hiện điều này thông qua các cuộc họp hay các buổi thuyết trình, hoặc mời các chuyên gia đến huấn luyện cho nhân sự trong tổ chức về cách triển khai công việc của họ trong thời kỳ khủng hoảng.

Những nhân sự khác không đóng vai trò giải quyết khủng hoảng nhưng vẫn bị ảnh hưởng bởi sự kiện này cũng nên huy động vào việc tham gia  giám sát khủng hoảng. Nhân viên là đối tượng dễ bị tổn thương nhất trong một cuộc khủng hoảng do thiếu sự chuẩn bị và đào tạo.

Bước 7 : Đánh giá và cập nhật kế hoạch xử lý khủng hoảng của bạn thường xuyên và vào những khi cần thiết

Khi doanh nghiệp của bạn phát triển,  nhiều thay đổi sẽ xảy ra như: tăng số lượng nhân viên, mở thêm văn phòng ở các tỉnh, thành phố mới hoặc các quốc gia khác, hoặc thay đổi cơ cấu  kinh doanh của công ty. Đây là những giai đoạn mà bạn cần xem xét và cập nhật các  kế hoạch giải quyết khủng hoảng để đảm bảo bạn luôn có thể chủ động trong mọi tình huống.

Nếu bạn đã trải qua khủng hoảng,  kết quả của các kế hoạch ứng phó cần được phân tích để xác định xem liệu quy trình đó có kéo doanh nghiệp của bạn  thoát khỏi  khó khăn hay không. Nếu không, bạn sẽ phải cập nhật hoặc đổi mới hoàn toàn quy trình.

LỢI ÍCH CỦA VIỆC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH XỬ LÝ KHỦNG HOẢNG KHI BẠN MỚI KINH DOANH KHỞI NGHIỆP

Nếu bạn và doanh nghiệp còn non trẻ của mình phải đối mặt với khủng hoảng mà chưa được trang bị một kế hoạch giải quyết khủng hoảng chi tiết, doanh nghiệp của bạn sẽ dễ hứng chịu hậu quả nghiêm trọng và lâu dài. Những hậu quả này có thể là: các vấn đề pháp lý, vận hành và quản lý truyền thông khác nhau. Tùy thuộc vào mức độ thiệt hại, một cuộc khủng hoảng thậm chí có thể khiến doanh nghiệp phá sản và sụp đổ.

Nói theo cách khác, kế hoạch xử lý khủng hoảng như liều thuốc phòng bệnh giúp bạn sẵn sàng cho mọi tình huống ngoài ý muốn và ngăn ngừa thiệt hại có thể xảy ra. Sau đây là bốn lý do chính để bạn cần xây dựng sớm kế hoạch giải quyết khủng hoảng:

• Giúp doanh nghiệp của bạn đảm bảo uy tín của mình với khách hàng, đối thủ cạnh tranh và các ‘’ đại gia ” của ngành trong và sau một cuộc khủng hoảng.

• Đảm bảo sự phát triển vững chắc cho bản thân công ty và các bên hợp tác với công ty của bạn.

• Tạo sự an tâm cho bạn khi bạn đã sẵn sàng cho tình huống xấu xảy ra.

• Nâng cao năng suất của doanh nghiệp trong và sau 1 cuộc khủng hoảng. Mỗi nhân sự sẽ biết vai trò và trách nhiệm của mình trong suốt cuộc khủng hoảng, do đó sẽ ít thời gian chết hơn, hành động nhiều hơn và giải quyết nhanh hơn.

SÁCH HAY VỀ XỬ LÝ  KHỦNG HOẢNG TRONG KINH DOANH DOANDAY.COM  MUỐN GIỚI THIỆU CHO  BẠN

” Quản Lý Khủng Hoảng Và Phát Triển Doanh Nghiệp Trong Thời Đại 4.0 ”

“Sự toàn cầu hóa và những phát triển công nghệ khiến thế giới ngày nay càng trở nên liên kết. Sự gắn kết và lệ thuộc sẽ gắn kết và phụ thuộc mang lại lợi ích cho tất cả các bên trong những thời điểm tốt đẹp, nhưng khi khủng hoảng xảy ra, nó càng nhanh chóng lan tỏa những tồn tại to lớn và đẩy các doanh nghiệp đứng trước đến trước bờ vực sụp đổ.

Sự hỗn loạn đã trở thành điều bình thường ở mọi ngành nghề, mọi thị trường và mọi công ty. Làm thế nào để trang bị lớp giáp vững chắc trong Kỷ nguyên Hỗn loạn, nhưng không bỏ lỡ tiềm năng phát triển vượt bậc khi đối thủ phạm sai lầm.? Với quản lý khủng hoảng và phát triển doanh nghiệp trong thời đại 4.0, Philip Kotler và Jonh A. Caslione đã đưa ra lời đáp cho câu hỏi này, thông qua những bước đi chiến lược chi tiết, có tên áp dụng cho mọi doanh nghiệp.”

 

LỜI KẾT : Bài viết này doanday.com đã tổng kết lại những kiến thức chung về kỹ năng xử lý khủng hoảng và các bước xây dựng kế hoạch xử lý khủng hoảng trong kinh doanh để dành cho các bạn trẻ mới kinh doanh khởi nghiệp. Rất mong những thông tin hữu ích trên sẽ đem lại giá trị đến cho các bạn.!

Tham khảo thêm :

–Kỹ năng tạo ảnh hưởng

–Kỹ năng làm việc nhóm