KỸ NĂNG TỔ CHỨC LÀ GÌ.!? LÀM THẾ NÀO ĐỂ CÓ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ.!?

Hôm nay mình được anh” Mentor ” training cho một buổi về ‘’ Kỹ năng tổ chức ‘. Cảm giác khi được anh training xong và mình có thêm một kiến thức mới thật đã các bạn ạ.!

Vì thấy những kiến thức này rất hay đối với những bạn muốn khởi nghiệp giống như mình. Nên hôm nay mình cũng muốn chia sẽ lại với các bạn về ‘’ kỹ năng tổ chức là gì.!? và các kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả.’’

KỸ NĂNG TỔ CHỨC LÀ GÌ.!?

Kỹ năng tổ chức là tập hợp những kỹ năng mà bạn dùng để tối ưu hóa nguồn lực của mình để làm tăng hiệu suất công việc.

Nó bao gồm những việc liên quan đến lên kế hoạch cho các công việc và đặt thời gian hoàn thành công việc một cách rõ ràng, cụ thể . Cùng với phân bổ nguồn lực hợp lý, quản lý sắp xếp thứ tự ưu tiên của từng công việc để bạn có thể hoàn thành tốt chúng .!

Kỹ năng tổ chức là kỹ năng rất quan trọng vì nó có thể giúp bạn đảm đương được nhiều nhiệm vụ cùng một lúc và giúp mọi công việc được vận hành một cách trơn tru đồng thời còn mang lại hiệu quả cao.

10 LOẠI KỸ NĂNG TỔ CHỨC

Có rất nhiều loại kỹ năng tổ chức khác nhau nhưng chung quy lại có 10 loại kỹ năng tổ chức quan trọng và cần thiết trong quá trình làm việc sau mà bạn có thể tham khảo :

1.Kỹ năng lập kế hoạch

2.Kỹ năng quản lý thời gian

3.Kỹ năng giao tiếp

4.Kỹ năng đặt mục tiêu

5.Kỹ năng ủy quyền

6.Kỹ năng làm việc dưới áp lực

7.Kỹ năng tạo động lực bản thân

8.Kỹ năng tư duy phân tích

9.Kỹ năng chú ý đến chi tiết

10.Kỹ năng ra Quyết định

Bạn hãy tìm hiểu thêm và phát triển những kỹ năng này mỗi ngày để phát triển sự nghiệp của mình nhé.!

LÀM THẾ NÀO ĐỂ CÓ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ

Kỹ năng tổ chức không chỉ cần có ở những người làm quản lí hay lãnh đạo, mà nó thực sự quan trọng đối với tất cả ai muốn phát triển bản thân mỗi ngày. Khi làm việc thiếu khoa học và không có tổ chức sẽ khiến bạn mất rất nhiều năng lượng và thời gian, dẫn đến hiệu quả công việc sẽ không được cao thậm chí là trì trệ.

Vậy làm thế nào để có kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả.!? Bạn có thể cùng mình tham khảo những cách sau đây nhé :

1.Tổ chức ngay trong suy nghĩ

Tổ chức ngay trong suy nghĩ là bạn phải sẵn sàng trong suy nghĩ cho mọi thứ sắp diễn ra cả trước khi bạn hành động. Ví dụ như trước khi bạn ra khỏi nhà, bạn phải biết chìa khóa xe mình đang để đâu, mình chuẩn bị đi đâu, sẽ gặp ai và mục đích là làm gì.

Nếu như bạn không rõ ràng và còn mơ màng về các câu trả lời, có thể bạn không có một bộ óc có khả năng tổ chức tốt. Vì thế bạn hãy tập thói quen ghi chép các công việc cần phải làm trong ngày trong một cuốn sổ nhỏ nhé.! Thêm vào đó bạn cũng nên sắp xếp các vật dụng đúng nơi đúng chỗ, để khi bạn tìm kiếm thì mọi thứ gọn gàng cũng dễ dàng cho bạn hơn.

2.Sắp xếp tài liệu trong các thiết bị 

Với thời đại công nghệ hiện đại như ngày nay, bạn có thể làm việc và chung sống với các thiết bị công nghệ hằng ngày. Ví dụ như chiếc máy tính cá nhân của bạn cũng sẽ là không gian làm việc của bạn, vì thế những tệp tài liệu của bạn cũng cần phải sắp xếp một cách phù hợp.

Khi các tệp thông tin dữ liệu được sắp xếp một cách khoa học sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian trong quá trình tiềm kiếm.

3.Sắp xếp không gian làm việc và bàn làm việc

Không gian làm việc và bàn làm việc là nơi cho thấy bạn có tính cách như thế nào.!? Năng lực làm việc đến đâu.!? Tốt nhất không gian làm việc và bàn làm việc của bạn chỉ nên để những gì cần thiết và bố trí một cách gọn gàng, bạn cũng nên giảm thiểu tối đa các đồ dùng và tài liệu không quan trọng trong không gian làm việc của mình.

Rất nhiều bạn có thói quen xấu là chất đầy những vật dụng linh tinh, lộn xộn không cần thiết trên bàn làm việc của mình. Điều đó nhìn có vẻ đơn giản nhưng chúng chính là những nhân tố làm ảnh hưởng đến tâm trạng làm việc của bạn.

4.Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

Có những lúc bạn phải làm việc với một khối lượng lớn và không biết bắt đầu từ đâu, mình có một mẹo nhỏ để giúp bạn đây. 

Hãy sắp xếp chúng theo một thứ tự ưu tiên giảm dần, và cách làm như sau :

• Đầu tiên bạn hãy đánh số để phân loại các công việc cần làm thành các nhóm : ưu tiên, bình thường và không ưu tiên.
• Thứ hai : đánh dấu các nhóm công việc bằng các màu mực khác nhau, ví vụ như công việc ưu tiên bạn cần đánh dấu màu đỏ, công việc bình thường bạn đánh dấu màu xanh và công việc không ưu tiên bạn đánh dấu màu xanh.
• Thứ ba : Các hồ sơ, tài liệu, hoặc giấy tờ quan trọng bạn cũng nên đựng ở những túi đựng có màu khác nhau, để trong quá trình tìm kiếm phục vụ công việc hay báo cáo bạn cũng có thể dễ dàng tìm thấy.
• Thứ tư : Bạn nên đặt ra những hạn chót về thời gian hoàn thành công việc. Ví dụ như thứ 7 của tuần thứ 4 trong tháng là mốc thời gian mà bạn phải kiểm tra, đánh giá lại toàn bộ những công việc mà mình đã thực hiện được trong tháng.

5.Học cách nói không và không lạm dụng công nghệ

Những người biết nói không hoặc biết cách từ chối những việc quá khả năng của mình, thường sẽ làm việc hiệu quả và là người có kỹ năng tổ chức công việc tốt hơn.

Bạn đừng ôm quá nhiều việc khi khối lượng công việc hiện tại của bạn vẫn chưa thực hiện xong. Ngay cả khi sếp của bạn giao thêm công việc, bạn cũng nên trình bày một cách tế nhị về nguyên nhân không thể nhận thêm việc ngay lúc này và từ chối chúng. Năng lực làm việc của bạn thể hiện ở chất lượng công việc hoàn thành chứ không phải số lượng công việc mà bạn nhận.

Song song đó, bạn cũng nên hạn chế việc lạm dụng vào công nghệ. Chúng ta không thể phủ nhận công nghệ hiện nay đem lại sự tiện ích vô cùng lớn cho chúng ta, nhưng đồng thời chúng cũng là cái bẫy giết chết chúng ta nếu như sử dụng không đúng mục đích. Bạn đừng làm việc nhưng mắt cứ đăm đăm vào ván điện tử đang dở nhé.!

6.Xác định được công việc nào là quan trọng

Nếu bạn đang là leaders của một đội nhóm, thì yếu tố này bạn càng phải quan tâm. Là một leaders tài ba, bạn cần phải nhận định được công việc nào là cần thiết để tập trung thực hiện, công việc nào là không cần thiết để đỡ tốn thời gian với nó. Và bạn cũng phải đủ độ nhạy để dự đoán được những công việc nào dễ xảy ra sai xót nhất. Kỹ năng tổ chức công việc sẽ giúp bạn rất nhiều trong việc chủ động trong công việc. 

Cho dù bạn là ai.!? đang làm công việc gì.!? và ở vị trí nào.!? cũng hãy rèn luyện cho mình những kỹ năng tổ chức công việc này thật tốt nhé.!

LỢI ÍCH CỦA KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC ĐỐI VỚI MỘT LEADERS

1.Duy trì và nâng cao hiệu suất công việc

Lợi ích lớn nhất mà kỹ năng tổ chức công việc đem lại cho bạn chính là sự đảm bảo về chất lượng công việc của bạn. Một công việc được diễn ra đúng tiến độ, đúng quy trình và hạn chế được những sai lầm khi công việc đó được tổ chức và triển khai một cách rõ ràng và hợp lý.

Khi được phân công rõ ràng trong từng công việc, và công việc đó lại phù hợp với năng lực cá nhân thì người đó có xu hướng làm việc năng nổ, hăng say và hiệu quả hơn.

Khi cộng sự làm việc có hiệu quả sẽ giúp cho leaders đỡ mất thời gian cho việc kiểm tra, sữa lỗi và khắc phục sai sót hơn. Điều đó sẽ giúp bạn có nhiều thời gian cho việc hoạch định chiến lược để chinh phục những mục tiêu lớn lao hơn.

Không những thế, kỹ năng tổ chức công việc còn tạo một nền tảng thuận lợi giúp cho các teamwork làm việc hiệu quả hơn.

2.Giúp các thành viên trong đội nhóm hiểu nhau hơn

Khi làm việc theo teamwork, mọi người đều biết được sở trường, sở đoản của nhau nên sẽ xác định được ai sẽ là người hỡ trợ mình tốt nhất để hoàn thành công việc đó. Và khi các thành viên trong nhóm đã có sự thấu hiểu nhau tường tận thì mọi việc sẽ được vận hành một cách rất trơn tru.

Điều đó sẽ giúp leaders thuận lợi hơn rất nhiều trong việc phân bổ công việc cho từng thành viên.

3.Phát triển kỹ năng lãnh đạo

Mannager và leaders thường phải có tài ăn nói để giúp các đồng đội của mình nhận thức được trách nhiệm của họ trong tập thể. Vì thế bạn hãy truyền đạt thật rõ ràng, cụ thể các thông tin cần truyền đi một cách thật chính xác để đồng đội của mình dễ hiểu nhất. Ngoài ra bạn cũng cần phải lắng nghe mọi người xung quanh một cách tích cực.

Leaders thường có một tầm ảnh hưởng nhất định đối với các thành viên trong đội nhóm của mình, vì thế bạn nên dành thời gian cho việc xây dựng thương hiệu, truyền cảm hứng, tạo động lực cho đồng đội của mình nhé.

4.Xây dựng mối quan hệ với các thành viên trong nhóm.

Trong kỹ năng tổ chức công việc thì duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các thành viên trong nhóm chính là yếu tố mấu chốt đối với một leaders. 

Leaders thường được tất cả các thành viên tin tưởng để giao trọng trách dẫn đường cho họ. Cho nên khi các mối quan hệ trong nhóm tin tưởng lẫn nhau, yêu thương, giúp đỡ lẫn nhau thì công việc lúc nào cũng trôi chảy và ít gặp các sự cố ngoài ý muốn hơn.

SÁCH HAY VỀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC TRONG CÔNG VIỆC DOANDAY.COM MUỐN GIỚI THIỆU ĐẾN BẠN 

‘’ ĐỂ HIỆU QUẢ TRONG CÔNG VIỆC ‘’ của Brian Tracy

Brian Tracy tác giả của cuốn sách này là một doanh nhân dại diện cho hình ảnh những con người biết vượt qua những khắc nghiệt của cuộc sống để đạt đến thành công đỉnh cao. Ông cũng  không phải là cái tên quá xa lạ đối với những người yêu sách, đặc biệt là những người đọc thể loại sách kinh doanh

Thông qua cuốn sách Để hiệu quả trong công việc, Brian Tracy sẽ trình bày các nguyên tắc thiết thực giúp bạn nâng cao hiệu suất làm việc cá nhân.

 

Để có thể có được một cuộc sống như bạn mong muốn, một sự nghiệp rực rỡ và một cảm giác tự hào về bản thân, bạn phải tạo lập thói quen tập trung vào các công việc mang lại giá trị cao như đọc sách và học tập…

Khi đọc xong và vận dụng được những nguyên tắc trong quyển sách ‘’ Để hiệu quả trong công việc – Eat That Frog ‘’ vào trong công việc kinh doanh của bạn, kết quả đạt được sẽ luôn tương xứng với những gì mà bạn nỗ lực tạo ra.

LỜI KẾT : Thông qua bài viết này, doanday.com hi vọng rằng các bạn sẽ có thêm nhiều kiến thức  về kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả để giúp các bạn phát triển bản thân, phát triển công việc của mình nhé.!

Tham khảo thêm

–Kỹ năng lãnh đạo

–Kỹ năng xử lý khủng hoảng