KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN LÀ GÌ.!? TẠI SAO CẦN CÓ KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN

Hello.! xin chào tất cả mọi người.

Lại là Đoàn đây.!

Hôm nay tiếp tục chuỗi bài viết về các kỹ năng để ‘’Phát triển bản thân ‘’ giúp chúng ta thành công và hạnh phúc hơn trong cuộc sống.

Doanday.com muốn gửi đến các bạn một kỹ năng cực kỳ quan trọng để giúp bạn thăng tiến trong sự nghiệp của mình.

Đó chính là ‘’ kỹ năng quản lý thời gian ‘’ .! Vậy kỹ năng quản lý thời gian là gì.!? Tại sao cần có kỹ năng quản lý thời gian nếu bạn muốn thành công trong cuộc sống.!? Doanday.com sẽ bật mí với các bạn ngay đây!

KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN LÀ GÌ.!?

Kỹ năng quản lý thời gian là kỹ năng mềm vô cùng quan trọng nếu như bạn muốn thành công hơn trong sự nghiệp cũng như hạnh phúc hơn trong cuộc sống của mình.  Kỹ năng quản lý thời gian chính là kỹ năng mà bạn sử dụng và kiểm soát tốt thời gian của bản thân. Nó gồm 2 quá trình là : lên kế hoạch và xác định thời gian hoàn thành kế hoạch đó một cách hiệu quả và tối ưu nhất.

Chúng ta đều có thời gian mỗi ngày là như nhau, chỉ 24 giờ một ngày. Và nếu bạn biết cách sử dụng thời gian hiệu quả thì chắc chắn năng suất làm việc sẽ cao hơn và bạn có thể sống tận hưởng nhiều hơn phải không nào.!

TẠI SAO CẦN CÓ KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN.!?

Nếu bạn để ý quan sát, bạn sẽ thấy rằng với cùng một khối lượng công việc như nhau và thời gian xác định như nhau. Nhưng có người làm việc rất thoải mái mà kết quả lại cực kỳ hiệu quả, còn một số người nhìn lúc nào cũng đầu tấp mặt tối nhưng kết quả nhận lại chẳng đáng là bao.

Vậy điều gì đã tạo ra sự khác biệt ấy.! Phải chẳng có người có siêu năng lực, còn những người khác thì không.!?

Không phải như vậy đâu các bạn ạ.! Tất cả những người làm việc có hiệu quả là những người có kỹ năng quản lý thời gian đấy các bạn .!

Vì kỹ năng quản lý thời gian sẽ giúp bạn  :

1.Tăng năng suất làm việc

Khi có kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả, bạn sẽ biết cách sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên và đặt mục tiêu hoàn thành nó với mốc thời gian xác định. Nhờ đó mà bạn có thể tập trung vào các công việc có tính khẩn cấp và quan trọng để hoàn thành trước, những công việc không quan trọng sẽ được làm sau, từ đó áp lực công việc sẽ được giảm đi rất nhiều và hiệu suất làm việc cũng cao hơn.

Trong cuộc sống thường nhật cũng vậy, người luôn có kế hoạch cho các hoạt động của mình sẽ thực hiện được rất nhiều việc và có thời gian để tận hưởng cuộc sống. Còn những người sống không có kế hoạch sẽ luôn cảm thấy một ngày 24 giờ là không đủ cho những dự định của mình, và kết quả là họ luôn lãng phí thời gian vào những việc không cần thiết và lãng phí công sức của mình một cách vô ích.

2.Rèn luyện khả năng quyết định và giảm bớt áp lực

Bạn không biết mình phải bắt đầu từ đâu và những công việc mình đang làm sẽ đi đến đâu, nếu như không có kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả.

Điều đó khiến bạn luôn ở trong tâm trạng rối bời, căng thẳng và áp lực vì không biết mình còn cách điểm đến của mình là bao xa nữa. Bên cạnh đó, những người làm việc mà không có kế hoạch thường rất dễ đưa ra những quyết định sai lầm vì thiếu thời gian để nhìn nhận và đánh giá lại sự việc.

3.Hạn chế thói quen xấu, tạo động lực hành động

Khi bạn làm việc với một bảng kế hoạch chi tiết và rõ ràng, chắc chắn các vấn đề liên quan đến áp lực về thời hạn hoàn thành công việc sẽ không còn quá nặng nề, mà bạn còn có thể chủ động hơn trong từng hoạt động của mình.

Ví dụ như bạn đặt mục tiêu là mình phải có một căn nhà thật to trong tương lai, thì mục tiêu đó sẽ rất khó thực hiện. Nhưng nếu bạn đặt mục tiêu là 5 năm nữa bạn sẽ xây một ngôi nhà với chi phí là 500 triệu thì mục tiêu đã đơn giản hơn rất nhiều. Khi bạn cụ thể hóa mục tiêu thành các con số cụ thể và tập trung vào hành động theo từng giai đoạn thì việc hoàn thành mục tiêu chỉ là chuyện sớm muộn thôi phải không nào.

Do đó, kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả đóng một vai trò rất lớn trong vệc hạn chế các thói quen xấu như là trì hoãn, lề mề..của bạn..Và còn tạo động lực cho bạn hành động một cách mạnh mẽ hơn.

 

MA TRẬN QUẢN LÝ THỜI GIAN EISENHOWER – PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ

Có một phương pháp rất hay để giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả mà hôm nay mình muốn chia sẻ với các bạn, đó chính là – Ma trận quản lý thời gian Eisenhower .

Ma trận quản lý thời gian là một phát kiến của ông Eisenhower – tổng thống thứ 34 của Mỹ. Có thể nói  Eisenhower là một thiên tài trong việc duy trì năng suất làm việc. Vì lý do đó, không ngạc nhiên khi mà các phương pháp quản lý thời gian, công việc và năng suất làm việc của ông đã được nhiều người bỏ công để nghiên cứu.

Chiến lược làm việc hiệu quả nổi tiếng nhất của ông đã được đặt tên là Eisenhower Box (Ma trận Eisenhower) và đó là một công cụ ra quyết định đơn giản mà mình sắp giới thiệu với bạn sau đây.

NỘI DUNG CHÍNH CỦA MA TRẬN QUẢN LÝ THỜI GIAN EISENHOWER

Bạn có thể hiểu bản chất của ma trận quản lý thời gian chính là sự sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên một cách khoa học, nhằm giúp công việc được hoàn thành đúng mục tiêu và định hướng đã đề ra. Công việc được phân thành các nhóm với tiêu chí  ”quan trọng” và ”khẩn cấp” để quản lý hiệu quả hơn.

Cụ thể là :

– Những công việc quan trọng sẽ tạo ra những giá trị lâu dài và giúp bạn tiến gần đến mục tiêu của mình.

– Những công việc khẩn cấp thường cần bạn giải quyết lập tức vì nó còn ảnh hưởng đến nhiều người khác nữa.

Bạn cần phân biệt được các tiêu chí quan trọng và khẩn cấp để tránh tốn quá nhiều thời gian vào những việc không cần thiết và sắp xếp thứ tự ưu tiên không hợp lý. Những công việc với tiêu chí quan trọng thường ảnh hưởng đến mục tiêu và định hướng cá nhân của bạn. Ngược lại, những việc với tiêu chí khẩn cấp thường ảnh hưởng đến người khác, ví dụ như : gửi tin nhắn, viết email, gọi điện…

CÁCH PHÂN NHÓM CÔNG VIỆC TRONG MA TRẬN QUẢN LÝ THỜI GIAN  EISENHOWER

1.Việc khẩn cấp và quan trọng

Những việc khẩn cấp và quan trọng là nhóm đầu tiên của ma trận quản lý thời gian. Những công việc thuộc nhóm này thường chiếm khoảng 15 đến 20 phần trăm quỹ thời gian làm việc của bạn. Chúng có các dấu hiệu nhận biết sau đây :

• Là việc xảy ra bất ngờ, hay khi bạn gặp phải các vấn đề khủng hoảng.
• Bạn không còn thời gian để trì hoãn công việc.
• Bạn cần hoàn thành tất cả công việc còn sót lại.

2.Việc quan trọng nhưng không khẩn cấp

Nhóm những công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp này thường chiếm 60 đến 65 phần trăm thời gian dành cho công việc của bạn. Nên bạn cần tập trung đầu tư thời gian và công sức cho những công việc ở nhóm này nhiều hơn so với các nhóm công việc còn lại. Nếu công việc nào cần thời gian hoàn thành càng nhiều thì mức độ quan trọng của việc đó càng lớn và ngược lại.

Bạn cũng cần lưu ý phải ưu tiên xử lý những công việc quan trọng và khẩn cấp trước nếu nó xuất hiện trong quá trình bạn đang thực hiện nhóm công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp nhé. Sau khi xử lý xong, bạn có thể tiếp tục thực hiện các công việc chưa hoàn thành và không nên trì hoãn quá lâu đâu.

3.Việc khẩn cấp nhưng không quan trọng

Nhóm công việc thứ ba trong ma trận quản lý thời gian này chính  là những việc khẩn cấp nhưng không quan trọng. Chúng thường chiếm 10 đến 15 phần trăm quỹ thời gian làm việc của bạn để hoàn thành. Bạn cần giải quyết sớm những công việc ở nhóm này một cách nhanh chóng.

Nhóm công việc khẩn cấp và không quan trọng này thường có những dấu hiệu sau :

• Chúng được người khác ủy quyền giải quyết và không thuộc trách nhiệm của bạn.
• Chúng phát sinh từ các phần việc nhỏ.
• Là những việc như : phản hồi thư, email hoặc những cuộc họp, trao đổi ngắn.

4.Việc không quan trọng cũng không khẩn cấp

Nhóm việc cuối cùng trong ma trận quản lý thời gian là những việc không quan trọng cũng không khẩn cấp. Bạn đừng để những việc ở nhóm này chiếm quá nhiều thời gian của mình nhé, tốt nhất chúng chỉ nên chiếm 5 % quỹ thời gian của bạn thôi.! Ví dụ như :

• Các hoạt động giải trí.
• Buôn dưa lê với hội bà tám.
• Những cuộc gọi vô bổ kéo dài lê thê
• Hay là những việc không có mục đích.

3 BƯỚC SỬ DỤNG MA TRẬN EISENHOWER ĐỂ QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ

Bạn cũng cần thực hiện theo đúng trình tự để quản lý thời gian hiệu quả trong quá trình sử dụng ma trận Eisenhower . Thứ tự ưu tiên khi sử dụng ma trận quản lý thời gian sẽ có 3 bước sau đây:

Bước 1: Bạn cần lập ra danh sách đầy đủ những công việc cần làm và tránh bỏ sót, hay dư thừa.

Bước 2: Bạn phải suy nghĩ kỹ và sắp xếp từng công việc vào 4 nhóm sau:

• Việc vừa khẩn cấp vừa quan trọng.
• Việc quan trọng nhưng không khẩn cấp.
• Việc khẩn cấp nhưng không quan trọng.
• Việc không quan trọng và cũng không khẩn cấp.

Bước 3: Bạn hãy bắt đầu làm việc theo thứ tự ưu tiên các nhóm sau.

Nhóm việc vừa khẩn cấp vừa quan trọng sẽ là ưu tiên số một, sau đó đến nhóm việc quan trọng nhưng không khẩn cấp. Tiếp theo là nhóm việc khẩn cấp nhưng không quan trọng, và cuối cùng là nhóm việc không quan trọng và cũng không khẩn cấp.

Trên đây là toàn bộ những thông tin hữu ích về kỹ năng quản lý thời gian mà mình biết và muốn chia sẻ cùng các bạn. Phần dưới đây mình sẽ giới thiệu đến các bạn một cuốn sách vô cùng bổ ích để quản lý thời gian hiệu quả.

SÁCH HAY VỀ KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN DOANDAY.COM MUỐN GIỚI THIỆU ĐẾN BẠN

” TUẦN LÀM VIỆC 4 GIỜ ” – CỦA TIMOTHY FERRISS

Khi đọc xong cuốn sách ‘’ Tuần Làm Việc 4 Giờ ‘’ , bạn sẽ học được cách thoát khỏi công việc bàn giấy nhàm chán, và sống ở bất cứ đâu để gia nhập vào thế giới của những người giàu. Bạn có thể coi đây như một cuốn sách về gia tăng năng suất làm việc và quản lý thời gian hiệu quả.

                                                 

Tim Ferriss – tác giả của cuốn sách này đang sở hữu một doanh nghiệp, một kênh podcast về phát triển bản thân và cả một trang blog có lượt truy cập khủng nhất từ khi có internet đến nay. Cuốn sách Tuần Làm Việc 4 Giờ đã giúp anh trở nên vô cùng nổi tiếng

LỜI KẾT : Đọc đến đây các bạn chắc hẳn đã biết kỹ năng quản lý thời gian là gì.!? và tại sao cần có kỹ năng quản lý thời gian rồi phải không nào..!? Cảm ơn tất cả các bạn đã đọc trọn vẹn bài viết của mình, chúc tất cả mọi người đều có thể sử dụng thành thục ma trận quản lý thời gian để sử dụng thời gian của mình một cách thật hiệu quả nhé.!

Tham khảo thêm

–Kỹ năng tổ chức công việc

–Kỹ năng lãnh đạo